Kanban - arbeiten à la Carte

Eigentlich ist es verwunderlich, dass man etwas so simples wie ‚Kanban’ überhaupt benennen muss. Wie bei vielen nützlichen Erfindungen fragt man sich auch bei Kanban, warum man nicht einfach selbst auf die Idee gekommen ist...

Unsere Herausforderung bei Jimdo bestand darin, auch bei wachsender Mitarbeiterzahl (mittlerweile sind es um die 70 Kollegen) unseren Arbeitsalltag, ToDos und aktuelle Entwicklungen transparent zu halten. Kurzum, wir standen vor der Aufgabe: Wie schaffen wir eine Organisations- und Managementform, die nicht über Druck funktioniert, sondern über Transparenz und somit optimal zu unserer Unternehmenskultur passt.

Kanban kommt aus dem Japanischen, bedeutet in etwa ‚Karte’ und ist ein Tool für effektive und transparente Zusammenarbeit, die gleichzeitig vor Überlastung des Einzelnen schützt. Die Säulen des Kanban:

• Es visualisiert die Arbeit durch Ausdrucken von Aufgaben auf Karten.
• Es limitiert die Arbeit und schützt durch ein begrenztes Maximum an ToDos vor Überlastung
• Es zeigt Engpässe auf. Der gesamte Arbeitsprozess wird somit ständig verbessert

Ursprünglich wurde Kanban als Tool in der Automobilproduktion genutzt und später von David Anderson auf Arbeitsprozesse in der IT übertragen. Bei Jimdo nutzen wir Kanban jedoch nicht nur für das Entwickler-Team, sondern haben es auf alle Teams übertragen und je nach Department angepasst. Die Herausforderung dabei: Wie kriegt man jetzt noch sämtliche Mitarbeiter dazu, es auch aktiv zu nutzen?

• Jedes Team hat Magnetwände, auf die die ausgedruckten Aufgaben angebracht werden. Damit man immer sofort sieht, wer Ticket-Owner ist, wird ein Magnetsticker mit einem Foto desjenigen darauf geklebt. Macht übersichtlich und die Wände bunter.
• Keine technischen Hürden für niemanden: Tickets können ganz einfach über eine Druck-App ausgedruckt werden.
• Große Teambesprechung mit wöchentlich wechselnden Moderatoren pro Wand, der eine Zusammenfassung der wichtigsten Tickets und Entwicklungsstufen gibt.
• Für vollendete Mastertickets gibt es kleine Incentives für alle am Ticket beteiligten, z.B. ein Überraschungspaket, das nach Abschluss ausgepackt werden darf.

Was uns unsere Version von Kanban gebracht hat: Wir arbeiten jetzt viel transparenter, wirklich jeder zeigt, womit er gerade beschäftigt ist. Außerdem hat sich unsere Kommunikation untereinander durch Kanban verbessert: Indem man Aufgaben auch mal physisch übergibt, also wirklich zu seinem Ticket-Nachfolger hingeht, wird die Übergabe nicht nur persönlicher, sondern meist auch informativer. Und natürlich kann man im Gegensatz zu einem Online-Ticket oder einer E-Mail Emotionen und den Wert einer Veränderung oder eines Features mit an den nächsten geben.

Klar, wir werden das Tool weiterhin an unsere Anforderungen anpassen, aber am Ende des Tages können wir uns schon ein wenig auf die Schultern klopfen: Nachdem sie unser Kanban-Video (s.o.) gesehen hatten, bekamen wir Besuch von David Andersons Assistentin – und sie war begeistert, wie wir bei Jimdo Kanban nutzen. Außerdem - und das ist ebenfalls eine große Ehre für uns - durften mein Kollege Sönke und ich gerade auf der ersten Kanban Lean Conference am 17./18. Oktober in München einen Vortrag über den Einsatz von Kanban bei Jimdo halten. Hier sind die Slides dazu: